Mengatur dan Mempersiapkan Perjalanan Dinas
A. Pendahuluan
Perjalanan dinas pimpinan biasanya dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain karena adanya pelaksaan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender, janji pertemuan, penjajakan kerja sama, menghadiri acara seremonial, kegiatan social, dan berbagai kegiatan lainnya, sehubungan dengan perjalanan dinas tersebut, pimpinan tidak perlu mempersiapkan sendiri segala sesuatunya lagi kerena adanya sekretaris, seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang salah satunya adalah pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Disamping itu, seorang sekretaris dalam mengurus perjalanan dinas pimpinan harus mengetahui peraturan-peraturan dari segala jenis transportasi, bagaimana prosedur nya, pelayanannya serta menghubungi agen perjalanan atau travel biro dengan mudah. Maka dari itu sekretarislah yang mengatur tugas perjalanan dinas atau bisnis pimpinan secara keseluruhan. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah peraturan perusahaan tsb yaitu perlu mengetahui masing-masing hak pimpinan, apakah dapat menggunakan fasilitas kelas utama (VIP), kelas ekonomi, dan sebagainya. Selanjutnya setelah mendapat kepastian keberangkatan.pimpinan maka sekretaris perlu mengumpulkan informasi sebagai berikut:
1. Apa tujuan utama kepergian pimpinan?
2. Kapan berangkat, bagaimana jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai persinggahan?
3. Cara perjalanan apa yang dipilihnya, kendaraan yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat, atau mobil)?
4. Jenis pelayanan , apakah menggunakan kelas utama atau ekonomi?
5. Apakah dia punya pilihan tertentu mengenai jenis hotel yang dikehendaki?
Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro. Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight scedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat
B. Macam-Macam Perjalanan Dinas
Perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan berdasarkan klasifikasi tujuan, sarana transportasi yang digunakan, lama wakturnya, dan wilayah kota atau Negara
tujuan.Berdasarkan sarana transportasi yang digunakan, perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan menjadi tiga macam, yang membawa konsekuensi terhadap tugas yang dilakukan sekretaris, yaitu sebagai berikut.
1. Perjalanan dinas lewat darat
Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan mobil perusahaan, travel, bus, atau kereta api. Perjalanan dinas dengan menggunakan mobil perusaan dilakukan apabila jarak perusahaan dan tempat tujuan relative dekat. Perjalanan dengan menggunakan jasa biro perjalanan ditetapkan apabila jarak perusahaan dengan tempat tujuan relative jauh dan tidak akan mengganggu kondisi kesehatan pimpinan. Dibawah ini akan diuraikan apa saja yang dibutuhkan sewaktu melakukan perjalanan dinas lewat darat.
a. Perjalanan dinas dengan mobil
1) Gunakan peta dan route yang mungkin dipergunakan
2) Carilah keterangan mengenai kondisi cuaca di daerah yang akan dilewati
3) Dapatkan konfirmasi mengenai pemesanan kamar hotel
4) Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji pertemuan, rapat yang harus diikuti dan sebagainya, serta nomor telepon dan alamat perusahaan yang akan dikunjunginya
5) Cek kembali kelengkapan surat-surat pimpinan
6) Kumpulkan dan serahkan kepada pimpinan semua dokumen dan perlengkapan yang diperlukan dalam perjalanan
b. Perjalanan dinas dengan kereta api
1) Dapatkan ketegasan dari stasiun kereta api tentang waktu keberangkatan kereta dan waktu sampai ke tujuan. Dapatkan keterangan tentang kereta api berikutnya yang mungkin dipakai seandainya ada halangan sehingga ketinggalan kereta api yang semestinya digunakan.
2) Dapatkan karcis untuk perjalanan KA, berikut tanda pemesanan tempat duduk dan tempat tidur.
3) Kalau mungkin usahakan pimpinan ada yang menjemput setibanya sampai tujuan
4) Dapatkan informasi pemesanan kamar hotel
5) Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji temu,
rapat yang harus diikuti, serta nomor telpon dan alamat perusahan yang akan dikunjungi.
6) Cek dan perikasalah dokumen dan perlengakapan yang diperlukan pimpinan.
2. Perjalanan dinas lewat laut
Perjalanan dinas lewat laut dapat memanfaatkan berbagi fasilitas pelayanan yang
ditawarkan oleh beberapa perusahaan armada laut. Adapun persiapan dan tugas yang harus dilakukan sekretaris adalah:
1) Periksalah kelengkapan koper pimpinan anda, dan apakah semua visa yang diperlukan sudah diperoleh.
2) Periksalah apakah surat ijin ekspor sudah diperoleh untuk contoh hasil produksi yang dibawanya. Juga periksalah apakah peraturan tentang kesehatan dan asuransi dipenuhi.
3) Dapatkan tiket kapal
4) Periksalah apakah pimpinan sudah siap dengan dokumen yang dibutuhkan
5) Periksalah apakah label yang mestinya dipasang pada semua yang dibawanya, dan siapkan label untuk perjalanan pulang
6) Dapatkan mata uang asing, travellers
7) Siapkan rencana perjalanan
3. Perjalanan dinas lewat udara.
Perjalanan dinas pimpinan lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat udara hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya. Mendesak atau tidaknya waktu dan urusan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah serta kondisi keuangan perusahaan hendaknya menjadi pertimbangan untuk memutuskan penggunaan alat trasportasi pesawat udara. Bila pimpinan memiliki waktu yang cukup longgar untuk menghadiri atau menyelesaikan suatu urusan tertentu dan memungkinkan untuk ditempuh dengan menggunakan fasilitas perjalanan lewat darat, sebaliknya menggunakan jasa angkutan darat saja karena relative lebih ekonomis. Adapun persiapan dan tugas yang harus dilakukan sekretaris adalah:
1) Dapatkan tiket pesawat terbang. Penerbangan pada kelas ekonomi dan kelas utama. Biasanya perusahaan telah menentukan kelas apa yang cocok untuk pimpinan
2) Carilah keterangan dari pelabuhan udara mana dia akan diberangkatkan, serta dengan cara apa dia harus pergi ke sana.Tanyakan pukul berapa pimpinan harus sudah sampai ke lapangan terbang, dan tepatnya pukul keberangkatan.
3) Dapatkan mata uang asing, travellers dan surat ijin bepergian
4) Periksalah apakah koper yang dibawanya sudah melebihi berat maksimum
5) Usahakan pimpinan dijemput dilapangan terbang tujuan
6) Siapkan rencana perjalanan
C. Daftar Perjalanan (Itinerary)
Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang dilakukan pimpinan selama perjalanan. Sekretaris dapat bekerja sendiri, tetapi tetap melakukan konfirmasi dengan pimpinan tentang segala sesuatu yang harus dipersiapkan. Hal ini perlu dilakukan karena biasanya pimpinan memiliki keinginan, pemikiran, dan rencana tertentu berkaitan dengan perjalanan dinasnya. Daftar perjalanan (Itinerary) mencakup: hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara udara, pelabuhan, stasiun, nomor pesawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap dikunjungi. Janji temu berisi catatan tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan pertemuan diselenggarakan. Daftar perjalanan dan janji temu bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar kertas. Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk pimpinan, tembusan untuk wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan.
Contoh 1:
ITINERARY
Cincinnati, Washington, Philadelphia, New York
June 22-26, 2006
Tuesday, June 22
6:10 p.m. Leave Cincinnati –Union Station on National Limited. Car D12, Lower 9. Your Ticktes are in your letter case.
Wednesday, June 23
7:40 a.m Arrive Washington –Union Station. Reservation at the Carlton Hotel.
10:00 a.m. Appointment with James C. Richardson at his office, 236 Fourteenth
Street. Contract in your portfolio.
12:30 p.m. Luncheon engagement with Mr. Walters at The Mayflower
Contoh 2:
DAFTAR PERJALANAN
Selasa, 25 Pebruari 2006
Pukul 08.00 Berangkat dari kantor (dengan mobil perusahaan KT. 4375 DD)
12.00 Tiba di bandara Sepinggan
12.15 Berangkat dengan Merpati (MA-741) ke Jakarta
13.00 Tiba di bandara Soekarno Hatta Cengkareng Jakarta
14.00 Dijemput Nona Ponirah menuju Hotel Hilton (menggunakan mobil Perusahaan)
Rabu, 26 Pebruari 2006
Pukul 09.00 Pertemuan dengan Presiden Direktur di ruang lobi hotel
11.00 Pertemuan dengan Mr. Ajimoto selaku mitra usaha
13.00 Rapat komisaris
Kamis, 27 Pebruari 2006
Pukul 09.00 Pertemuan dengan Mrs. Peny dari Philipp Ralin Electronics
11.00 Acara ramah tamah dan makan siang dengan relasi
13.30 Tiba di bandara Soekarno Hatta
14.15 Menuju Ke Balikpapan dengan pesawat Garuda (GA-
D. Mempersiapkan Kelengkapan Perjalanan
Agar perjalanan dinas dapat berjalan lancar, segala sesuatunya harus dipersiapkan, perlengkapan yang perlu dipersiapkan dan yang dilakukan sekretaris untuk perjalanan pimpinan adalah :
1. Surat Tugas atau Surat Perintah Jalan
Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas akan mndapat Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya.
2. Mengingatkan pimpinan membawa dokumen pribadi
3. Tiket perjalanan
4. Daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank, kantor/perusahan yang
akan dihubungi
5. Peta untuk kota yang akan dikunjungi
6. Kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai
7. Surat keterangan sehat dari dokter
8. Daftar perjalanan
9. Peta kota yang akan dikunjungi
10. Paspor
Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan izin untuk meninggalkan Negara dan untuk bepergian ke negara tertentu. Paspor merupakan tanda izin bepergian dan melalui perbatasan Negara yang dilaluinya, tanda bukti diri di negara asing dan bukti perlindungan hukum. Paspor diperoleh di kantor Imigrasi setempat, salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang yang hendak bepergian ke luar negeri adalah pengesahan dari pemerintah, melalui Departemen Kehakiman yang berupa exit permit, yaitu surat ijin meninggalkan negara. Lengkapnya untuk memperoleh passport syaratnya :
a. Pasphoto ukuran 4x6 sebanyak 5 buah
b. Surat fiscal (Surat fiskal dibawa untuk mendapat fiskal dari luar negeri,
besarnya tergantung keperluan).
c. Surat izin profesi yaitu izin yeng diberikan perusahaan/kantor yang
menugaskan dia, atau atas izin istri/istri, atas izin dari anak-anak/orang tua.
Untuk mengurus paspor dikenakan biaya:
a. Biaya blangko dan buku paspor
b. Biaya exit permit
c. Biaya health certificate
Bagi warga negara Indonesia yang berketurunan asing yang memerlukan paspor ketentuannya:
a. Memiliki kartu penduduk asli
b. Surat warga negara asli
c. Surat ganti nama kalau ada
d. Akte kelahiran asli
e. Pas photo 4x6, sebanyak 5 buah
f. Surat fiskal
Paspor dibedakan dua macam :
a. paspor yang dikeluarkan oleh kantor Imigrasi yang tujuannya bukan untuk kepentingan pemerintah
b. Paspor yang dikeluarkan oleh Depar temen Luar Negeri, terdiri : paspor dinas (untuk warga negara yang tugas ke luar negari atas nama pemerintah), paspor diplomatik (untuk anggota corp diplomatik).
11. Visa
Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu Negara tertentu dalam waktu tertentu. Visa ini dapat diperoleh pada konsulat atau keduataan negara yang bersangkutan. Perwakilan atau kedutaan negara yang akan dikunjungi akan memberikan stempel dalam salah satu lembaran paspor dari buku paspor. Hal ini menunjukkan bahwa si pemilik paspor telah dibenarkan untuk memasuki wilayah negaranya, dalam waktu tertentu. Untuk kunjungan yang tidak melebihi dua minggu, visa tidak diperlukan bagi warga negara Indonesia yang masuk ke negara-negara ASEAN.
Macam-macam visa :
a. Visa untuk wisatawan (visitor authorization)
b. Visa untuk para pelajar (student authorization)
c. Visa untuk pegawai (employment authorization)
12. Health Certificate
Health certificate adalah sertifikat kesehatan yang diberikan Departemen Kesehatan kepada warga negara yang akan ke luar negeri. Kartu ini menerangkan bahwa si pemegang bebas dari penyakit menular (cacar air, kolera, hepatitis dsb). Maka sebelum berangkat ke luar negeri penyakit harus dibebaskan dengan cara diimunisasi maupun karantina. Jenis imunited penyakit menular mempunyai jangka waktu tertentu, untuk cacar (smallpa) sertifikat berlaku sampai 3 tahun, pes 6 bulan, kolera 6 bulan, tipes 1 tahun, dan demam kuning 6 bulan. Hal ini merupakan keharusan untuk memasuki Negara manapun, karena sudah merupakan ketentuan dari Undang-Undang Kesehatan Internasional (International Health Regulation) yang dikeluarkan oleh WHO.
13. Fiscal
Fiscal adalah pajak yang harus dikeluarkan oleh warga negara yang akan berangkat ke luar negeri, dipenuhi di lapangan udara pada saat keberangkatan. Agar segala persiapan perjalanan pimpinan dapat terkontrol maka sekretaris dapat membuat pengendalian perjalanan untuk setiap kegiatan perjalanan.
E. Alat Pembayaran (Travel Funds)
Uang tunai digunakan apabila pimpinan menghendaki uang tuani selama dalam perjalanan. Pada perjalanan dinas ke luar negeri, sekretaris harus mengetahui mata uang negara yang dituju. Untuk menjaga keamanan pimpinan dalam hal penyimpanan uang tunai dapat digunakan alat pembayaran (travel funds).
1. Traveler’s Check. Alat pembayaran yang dikeluarkan bank dalam jumlah nominal tertentu, yaitu $10.00, $20.00, $50.00 dan $100.00. Setiap travelers cheks yang dikeluarkan oleh bank harus ditanda tangani oleh pembeli.
2. Letter of Credit (L/C). Alat pembayaran yang dikeluarkan oleh bank apabila seseorang memerlukan dana yang jumlahnya besar selama dalam perjalanan. L/C dikeluarkan atas nama seseorang yang memintanya, dan dengan tanda tangannya ia dapat menukar di bank yang ditunjuk. Setiap pengambilan di bank, bank akan menunjukkan neraca dalam L/C.
3. Credit Card. Kartu yang dikeluarkan oleh bank, hotel, biro perjalanan, perusahaan penerbangan yang memberikan hak kepada pembawa untuk memperoleh barang atau jasa dalam batas nilai tertentu, menurut persyaratan yang ditetapkan.
4. Uang Tunai. Alat pembayaran ini digunakan apabila pimpinan menghendaki uang tunai selama dalam perjalanan.
F. Mempersiapkan Penginapan
1. Pemesanan kamar
Pemesanan kamar dapat dilakukan melalui alat komunikasi seperti telepon atau facsimili, dilakukan sehari sebelumnya atau memesan langsung apabila kamar yang diinginkan tersedia. Untuk memudahkan informasi, baik untuk tamu maupun bagian pemesanan kamar, penulisan nama tamu harus baik dan benar karena identitas tamu akan disusun pada rak informasi berdasarkan abjad yang didahului dengan nama akhir (surname) setelah itu barulah nama depan (first name).
2. Check In
Check in dilakukan di bagian reservation, yakni jika pemesan telah mengetahui bahwa kamar yang diinginkan tersedia. Pemesan dapat langsung, mengisi reservation card, kemudian pemesan akan diberi keterangan mengenai fasilitas-fasilitas dan sarana dari hotel tersebut, antara lain jenis kamar, tarif, dan kelengkapan fasilitas yang tersedia.
3. Cara pembayaran
Pembayaran dilakukan pada saat check in, berdasarkan jenis kamar yang dipilih dan berapa lama waktu penginapan. Pembayaran ini hanya untuk biaya kamar, sedangkan untuk biaya lainnya, seperti makan akan dibayar langsung pada saat itu juga (selesai makan). Ada pula hotel yang memperhitungkan penginapan lengkap dengan makan dan fasilitas lainnya dimana pembayarannya sekaligus pada saat akan check out.
4. Check Out.
Check out pada umumnya dilakukan jam 12.00 hari terakhir dengan memberikan kunci kamar dan pemeriksaan barang-barang yang di bawa. Pada pengurusan check out resepsionist akan menghubungi semua bagian, seperti bar, restoran, untuk mengtahui fasilitas apa saja yang digunakan dan belum di bayar.
G. Laporan Biaya Perjalanan
Jika pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, masih ada satu tugas sekretaris yaitu membuat laporan keuangan. Semua pengeluaran akan diinventarisir sekretaris untuk selanjutnya sebagai dasar penyusunan laporan. Sekretaris juga harus memeriksa catatan dalam buku pengeluaran pada waktu pimpinan melakukan perjalanan, dari data ini sekretaris akan mengetahui pengeluaran mana yang masih dapat memperoleh pengembalian dari bagian keuangan.Langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan, yaitu:
1. Menginventaris/mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitansi, nota.
2. Mengelompokkan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya penginapan, biaya kegiatan, transpor, dan entertainment. Biaya entertainment adalah biaya
yang digunakan untuk menjamu relasi.
3. Tanda bukti pengeluaran dari luar, misal hotel dan restoran akan dibuatkan kas bon atau kuitansi dari pihak perusahaan
4. Semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu relasi setelah dibuatkan kas bon/kuitansi akan dicatat lagi pada laporan entertainment.
5. Langkah yang terakhir adalah membuat laporan biaya perjalanan secara keseluruhan.
Catatan :
Apabila dana perjalanan lebih besar dari biaya pengeluaran maka sisanya kan dikembalikan lebih pada bagian keuangan, dan sebaliknya bila dana perjalanan lebih kecil dari biaya pengeluaran, pihak keuangan mengganti kekurangan tersebut.
Sumber : Click Here
